Collaboration suite: opportunità concrete per l’innovazione d’Impresa

23.05.2016

La Collaboration è già realtà

La rivoluzione del cloud, rappresentata anche da collaboration suite come Office 365 e Microsoft One Drive, è iniziata dal basso, portando nelle aziende soluzioni gratuite con le quali i manager ed i dipendenti hanno progressivamente integrato le loro attività quotidiane. Le nuove abitudini collaborative hanno dato vita quindi a nuovi modi di lavorare. Si è esteso il perimetro del lavoro a distanza e le persone hanno portato le proprie applicazioni nei luoghi lavorativi, all’interno dei processi di business. L’IT oggi si trova a dover gestire questo trend per non correre rischi in termini di sicurezza, per fronteggiare le questioni normative e per contenere le voci di costo dei sistemi tradizionali.

 

La sicurezza e l’Enterprise Collaboration

Tra le sfide più importanti, in particolare per le imprese di maggiori dimensioni, c’è sicuramente quella di gestire un numero sempre crescente di applicazioni collaborative che i dipendenti già utilizzano per conto proprio. Si tratta quindi di determinare quali applicazioni vengono effettivamente utilizzate e che bisogni esse soddisfano.

Il passo successivo consiste nel pianificare azioni utili a portare i dipendenti fuori da queste applicazioni fornendo loro soluzioni aziendali approvate e sicure. I manager IT devono lavorare insieme ai responsabili delle LOB (line-of-business) per comprendere le esigenze degli utenti finali e per delineare la politica aziendale in relazione alle applicazioni collaborative, ai servizi ed ai dispositivi consentiti all’interno dell’organizzazione.

E’ necessario pianificare strategicamente su quali applicazioni i dipendenti possono lavorare, definire una whitelist di strumenti autorizzati, abilitare gli accessi in cloud da qualsiasi dispositivo con accesso singolo, stabilire privilegi operativi in base ai ruoli degli utenti.

 

L’utilizzo delle applicazioni di Online Collaboration

Le piattaforme di tipo collaborativo, come SharePoint, Skype for Business, Yammer e lo stesso Office 365, offrono servizi di messaggistica, di comunicazione e condivisione di contenuti fondamentali per il lavoro in team tra dipendenti. Dandosi gli obiettivi giusti, questi strumenti di collaborazione sociale possono portare enormi benefici.

Uno dei vantaggi primari è che anche gli utenti mobile possono godere di questi strumenti. Le E-mail, per esempio, possono improvvisamente diventare difficili da gestire quando si tratta di tenere il passo con una discussione di gruppo da leggere su uno smartphone. Esistono strumenti di collaborazione che offrono app pensate appositamente per la mobilità degli utenti e che possono contribuire ad evitarci lunghe operazioni di scrolling sui nostri piccoli schermi. Realtà come audio, video e web conference, instant messaging, strumenti di social networking a livello Enterprise, telefonia VoIP, file sharing, sono ormai entrate stabilmente a far parte delle aziende e dei loro processi.

Le applicazioni SaaS (Software as a service), ovvero quei servizi di cloud computing nei quali un produttore di software sviluppa e gestisce un'applicazione web che rende disponibile via internet agli utenti, stanno ormai alla base dei processi di una azienda su quattro, con trend di crescita netti.

Collaboration suite

Secondo una recente indagine condotta da Ovum in 15 paesi, su una base di 580 dipartimenti IT, l’utilizzo di queste tecnologie è ormai estremamente composito. Dalla gestione di eventi e appuntamenti alla loro semplice calendarizzazione, dalla realizzazione di veri e propri workspace condivisi all’organizzazione dei meeting, dall’integrazione di applicazioni esistenti all’implementazione di collaboration suite funzionali ai processi di business intelligence. 

 

Benefici connessi all’adozione di Collaboration Suite

Gli ambiti interessati da questa trasformazione sono molteplici e le opportunità offerte devono essere colte se si intende rimanere al passo con i tempi dell’innovazione e del mercato. L’Osservatorio del Politecnico di Milano ha identificato i principali benefici dell'UCC (Unified Communication and Collaboration) suddividendoli in due macrocategorie:

  • Benefici intangibili: o non direttamente quantificabili come, ad esempio, migliore gestione della conoscenza, miglioramento del clima aziendale, miglioramento della qualità relazionale
  • Benefici tangibili: associabili a indicatori misurabili come un risparmio dei costi di comunicazione o delle spese di viaggio, evidenziando quelli che sono stati effettivamente monetizzati (cioè tradotti in flussi finanziari)

Dei primi abbiamo già parlato in relazione ai vantaggi generati dalla condivisione delle informazioni e del confronto, ma anche rispetto alla gestione dei rischi che potrebbero generarsi dalla mancanza di governance su questi processi. Sui secondi, invece, vale la pena soffermarsi ulteriormente. 

 

Minori costi grazie all’utilizzo di collaboration suite

Basti pensare all’effetto che l’innovazione in questo settore può avere sulle telecomunicazioni per le aziende. Stando ad una recente stima effettuata da Gartner, le telecomunicazioni consumerebbero tra il 10% e il 20 % dei budget informatici per le aziende a livello globale. La Cloud Collaboration però potrebbe modificare questo scenario. Più i modelli di nuova generazione prenderanno piede, più le imprese si muoveranno da costi Capex a costi Opex, tenendo al contempo sotto controllo i costi indiretti. Le Aziende non dovranno più ricorrere a Pbx (“Private branch exchange”, i centralini) negli uffici e, passando a modelli di comunicazione in cloud, potranno rendere operativi questi costi, mentre la riduzione del Capex comporterà l’abbattimento dei costi di sostituzione e degli ammortamenti.

 

Flessibilità e lavoro in mobilità

Inoltre, le comunicazioni unificate e gli strumenti di collaborazione consentono ai dipendenti di lavorare in mobilità e su device differenti, dando un nuovo significato al termine “flessibilità” quando si parla di lavoro. Questo potrebbe consentire, ad esempio, di ridurre le dimensioni degli uffici, generando saving sugli affitti e sui costi energetici. 

Non c’è più alcuna ragione per attendere oltre, l’innovazione disruptive delle collaboration suite ha già iniziato il suo corso.