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SharePoint
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SITUAZIONE INIZIALE

Grazie alla gestione del workflow con SharePoint, il cliente ha potuto svolgere eventi di grande portata presso la propria sede, occasioni che vedevano l’arrivo in azienda di migliaia di invitati nell’arco di pochi giorni.


La gestione dell’arrivo degli ospiti non avveniva in maniera coordinata: le comunicazioni all’invitato erano gestite individualmente dal commerciale e non sempre venivano date le indicazioni corrette, alcuni ospiti non firmavano la documentazione legata al consenso all’uso dei dati, alcune persone si presentavano senza essere presenti sulle liste degli invitati.

La situazione presentava i seguenti limiti:

  • Difficoltà nel coordinare i vari uffici coinvolti (accoglienza e rete commerciale in particolare)
  • Impossibilità di comunicare efficacemente e di avere informazioni aggiornate in tempo reale, per non trascurare nessun invitato e accoglierlo al meglio
  • Difficoltà nelle attività di registrazione dell’ospite, con un controllo poco efficace degli aspetti legati al consenso all’uso dei dati
  • Mancata integrazione dei diversi strumenti utilizzati durante il processo di check-in
  • Difficoltà nel capire le presenze confermate per l’evento (con conseguenti interrogativi sul dimensionamento di addetti alla sicurezza, catering, personale preposto all’accoglienza)
Punti a valore della soluzione

 

  • Digitalizzazione di un processo prima effettuato manualmente, grazie a SharePoint
  • Interazione semplificata con gli invitati, attraverso un’area riservata online
  • Possibilità di sapere in real-time lo stato della partecipazione del singolo invitato
  • Possibilità per l’invitato di allargare l’invito ad altre persone
  • Sviluppo di un sistema di notifica al commerciale via SMS o e-mail, con comunicazioni inviate in automatico all’arrivo dell’invitato
  • Gestione semplificata delle attività legate al consenso all’uso dei dati
  • Presenza di report e statistiche di partecipazione
  • Maggiore velocità, cura e precisione nel processo di accoglienza degli ospiti
Vantaggi della soluzione

L’applicazione, sviluppata partendo dalla piattaforma SharePoint, ha permesso al cliente di gestire grandi eventi in semplicità sviluppando un vero e proprio workflow management system.

Il reparto commerciale ha iniziato a pianificare e organizzare gli appuntamenti in azienda direttamente dal portale web creato. Dal portale viene infatti inviata all’invitato una e-mail contenente il link per accedere ad un’area riservata e poter:

 

  • confermare la partecipazione

  • accettare la privacy

  • gestire ulteriori invitati

Una volta confermata la partecipazione all’evento, il commerciale riceve la conferma e l’ospite un invito elettronico con codice QR-Code, da utilizzare all’arrivo in sede per essere identificato. Durante queste procedure i direttori hanno piena visibilità delle operazioni svolte, avendo sempre a disposizione dati aggiornati riguardo gli invitati e l’andamento delle presenze all’evento.

In fase di evento gli addetti all’accoglienza sono stati dotati di iPad, portatili e lettori QR-code: strumenti che permettono di interrogare il sistema e gestire al meglio le operazioni di check-in. Il sistema verifica che l’invitato abbia dato elettronicamente autorizzazione al trattamento dei dati e, nel caso non l’abbia fatto, stampa in automatico la documentazione da firmare e consegnare all’addetto.

Quando l’invitato viene riconosciuto al ricevimento (effettua l’operazione di check-in), il commerciale riceve un SMS o un’e-mail che lo avvisa in tempo reale dell’avvenuto accesso, permettendo di poter seguire al meglio gli ospiti. Al termine di ogni giornata, inoltre, i direttori ricevono un report dettagliato via e-mail con tutte le statistiche di accesso, potendo così analizzare il workflow con SharePoint anche ad evento concluso.

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